Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä:
Zolva OY
Y-tunnus 3160297–9
Pohjoisesplanadi 25-27, 00100 Helsinki
[email protected]
Tietosuojaseloste on päivitetty 14.7.2022

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTEET

Käsittelemme henkilötietoja liittyen laskutukseen ja perintäpalveluiden tuottamiseen sekä markkinointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu aina joko rekisteröidyn suostumukseen, toimeksiantosopimukseen, lakiin tai oikeutettuun etuun. Tietoja tallennetaan ainoastaan siinä laajuudessa ja niin kauan, kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusta varten tai laissa asetetun velvoitteen täyttämiseksi.

Asiakasrekisterimme sisältää sopimusten täyttämiseksi ja toimittamiseksi sekä asiakkaan tunnistamiseksi tarpeelliset toimeksiantajien tai toimeksiantajayritysten yhteyshenkilöiden tiedot. Saamme tiedot rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn työnantajayritykseltä tai julkisista lähteistä kuten kaupparekisteristä.

Käsittelemme asiakkaiden (perinnän kohde) henkilötietoja saamiemme laskutus- tai perintätoimeksiantojen sekä laissa asetettujen velvoitteiden täyttämiseksi.

Laskutus- ja perintätoimeksiantojen toteuttamiseen liittyviä henkilötietojen käsittelytilanteita ovat:

• asiakkaan tunnistaminen
• laskujen, maksumuistutusten, maksuvaatimusten ja maksusuunnitelmatietojen toimittaminen
• asiakaspalvelu, sisältäen yhteydenottojen ja palautteen käsittelyn ja yhteydenottoja koskevien tietojen tallentamisen
• maksukyvyn arviointi
• perintätoimenpiteiden oikea kohdennus, ajoitus ja tuloksellisuuden seuranta
• oikeudenkäyntien ja ulosottoasioiden hoitaminen
• yhteydenpito viranomaisiin ja tuomioistuimiin
• maksujen käsittely
• tilitykset ja raportointi toimeksiantajille
• mahdollisten liikasuoritusten palautukset asiakkaille
• lakisääteisten säilytysaikojen ja muiden velvoitteiden täyttäminen
• palveluiden, liiketoiminnan sekä järjestelmien kehittäminen ja testaus.

1. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Käsittelemme henkilötietoja siltä osin kuin se on kussakin käsittelytilanteessa tarpeellista. Rekisterimme voi sisältää asiakkaan henkilötunnuksen tai y-tunnuksen, osoitetiedot ja muut yhteystiedot, tiedon äidinkielestä, asiamiehen tiedot, tiedot laskusta ja velasta perusteineen, luottotiedot ja maksukykyä koskevat tiedot ja arviot, tuomioita ja ulosottoasioita koskevat tiedot sekä tiedot yhteydenotoista, asiakaspalvelutapahtumista, suoritetuista laskutus- ja perintätoimenpiteistä ja maksuista.

Henkilötietojen erityisryhmiä (ns. arkaluonteiset henkilötiedot) ei käsitellä, ellei käsittelystä ole sovittu kanssasi tai ellei se ole välttämätöntä oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai puolustamiseksi. Voi olla etusi mukaista ilmoittaa maksukykyysi vaikuttavasta seikasta, kuten esimerkiksi sairaudesta tai vammasta. Voimme tällöin sopia esimerkiksi maksuajan pidennyksistä, tauoista maksujärjestelyihin tai muista maksujärjestelyiden muutoksista. Näitä tietoja käytetään vain nimenomaisella suostumuksellasi, joka dokumentoidaan.

2. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN JA SUOJAAMINEN

Turvaamme käsittelemämme henkilötiedot väärinkäytöltä, häviämiseltä ja muulta laittomalta pääsyltä käyttämällä ajanmukaisia ja asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä tietoturvakeinoja. Käyttämiämme teknisiä tietoturvakeinoja ovat esimerkiksi pääsyoikeuksien kontrollointi, palomuurien käyttö, sekä erilaisten salaustekniikoiden ja suojattujen tietoverkkojen käyttäminen päivittäisessä toiminnassamme. Myös käyttämämme fyysiset laitteistot ja tilat ovat henkilötietojen käsittelyn kannalta turvalliset. Palvelinkeskuksessamme on 24 tuntia vuorokaudessa toimiva videovalvonta.

Organisaation sisällä olemme rajoittaneet henkilötietoihini pääsyä käyttöoikeuksien myöntämisellä ja niiden valvonnalla sekä kulunvalvonnalla. Henkilötietojasi käsitellään vain sellaisten työntekijöiden toimesta, joiden työtehtäviin käsittely liittyy ja joilla on työtehtäviensä vuoksi käsittelyyn oikeus. Koko henkilöstömme on allekirjoittanut salassapitosopimukset.

3. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tietojen käyttötarkoitus huomioiden tarpeellista. Tarpeellisuudella tarkoitetaan tässä esimerkiksi asiakassuhteen jatkumista. Lainsäädännöstä saattaa johtua tätä lyhyempiä tai pidempiä säilytysaikoja. Esimerkiksi perintätoimintaan liittyvät tiedot on, tietojen tarkemmasta käyttötarkoituksesta riippumatta, säilytettävä viiden vuoden ajan perintätoimien päättymisestä.

4. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN

Saatamme luovuttaa henkilötietoja käyttämillemme palveluntarjoajille, joiden oikeus tietojen käsittelyyn rajoittuu vain niiden tuottamien palveluiden vaatimaan laajuuteen. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi käyttämämme postitus- ja viestiliikennepalvelut sekä asianajopalvelut. Luovutamme henkilötietoja myös luottotietotoiminnan harjoittajille (esim. Asiakastieto Oy ja Bisnode Finland Oy) ja viranomaisille, silloin kun siihen on lailliset edellytykset.

Muuttaessasi ulkomaille tietojasi voidaan luovuttaa paikalliselle perintätoiminnan harjoittajalle perinnän jatkamiseksi. Tällöin kohdemaahan luovutetaan vain välttämättömät henkilötiedot. Pääsääntöisesti henkilötietoja ei luovuteta Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle myös siinä tapauksessa, että olet antanut luovutukseen suostumuksesi.

5. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa välttääksemme tarpeettomien kulujen aiheutumista ja valitaksemme parhaan perintätavan. Automaattisessa päätöksenteossa voimme käyttää pisteytystä päättäessämme tapauksesi jatkokäsittelystä.

Perinnässä käytettävä päätöksentekoautomaatio ei käsityksemme mukaan tuota asiakkaaseen merkittävästi kohdistuvia vaikutuksia, kuten oikeusvaikutuksia. Päätöksenteko ei vaikuta aiemmin tekemääsi sopimukseen tai siitä aiheutuviin velvollisuuksiisi ja oikeuksiisi.

Sinulla on oikeus vaatia ihmisen osallistumista tietojen käsittelyyn ja pisteytyksen uudelleen arviointia, mikäli katsot, että tapauksesi on käsitelty epäoikeudenmukaisella tavalla.

6. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

EU:n tietosuoja-asetuksessa kerrotaan mitä oikeuksia sinulla on, kun jokin yritys tai organisaatio käsittelee henkilötietojasi.

Sinulla on oikeus:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietojasi käytetään.

Mikäli katsot, että tietojasi ei käsitellä oikeuden- tai lainmukaisesti, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse ([email protected]) tai kirjeitse. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki, [email protected]

7. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Toiminnan kehittämisen, henkilötietojen käsittelyn tai lainsäädännön muutosten vuoksi pidätämme oikeuden tietosuojaselosteen muuttamiseen, siten että tietosuoja on aina ajan tasalla lainsäädännön kanssa.