Dataskyddsbeskrivning

PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Zolva Oy
FO-nummer 3160297–9
Pohjoisesplanadi 25-27, 00100 Helsinki
tietosuoja@zolva.com
Dataskyddspolicy 14.7.2022

SYFTE OCH GRUNDER FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Vi behandlar personuppgifter med anknytning till produktionen av fakturerings- och indrivningstjänster samt
marknadsföring. Behandlingen av personuppgifter grundar sig alltid antingen på den registrerades samtycke,
uppdragsavtal, lagen eller berättigat intresse. Uppgifter lagras endast i den utsträckning och så länge som det
är nödvändigt för ändamålet för behandlingen eller för att uppfylla en lagstadgad skyldighet.
Vårt kundregister innehåller uppdragsgivarnas eller uppdragsgivarföretagens kontaktpersoners uppgifter som
är nödvändiga för att fullfölja och leverera avtalen samt identifiera kunden. Uppgifterna får vi från den
registrerade själv, den registrerades uppdragsgivarföretag eller offentliga källor såsom handelsregistret.
Vi behandlar kundernas (objektet för indrivningen) personuppgifter för att uppfylla de fakturerings- eller
indrivningsuppdrag som vi har fått samt de skyldigheter som fastställts i lagen.
Situationer där personuppgifter behandlas i koppling till fakturerings- och indrivningsuppdrag är:

  • identifiering av kunden
  • leverans av fakturor, betalningspåminnelser, betalningskrav och uppgifter om betalningsplaner
  • kundbetjäning som inkluderar behandling av kontakter och respons samt lagring av uppgifter i koppling
    till kontakter
  • bedömning av soliditet
  • korrekt allokering och tidpunkt för indrivningsåtgärder samt uppföljning av resultatet
  • hantering av rättegångar och utmätningar
  • kontakt med myndigheter och domstolar
  • hantering av betalningar
  • redovisningar och rapportering till uppdragsgivarna
  • eventuella återbetalningar till kunder
  • fullgörande av lagstadgade lagringstider och övriga skyldigheter
  • utveckling och testning av tjänster, affärsverksamhet samt system.

1. REGISTRETS DATAINNEHÅLL

Vi behandlar personuppgifter i den mån som det är nödvändigt i varje enskild situation. Vårt register kan
innehålla kundens personnummer eller FO-nummer, adressuppgifter och övriga kontaktuppgifter, uppgifter om
modersmål, ombudets uppgifter, uppgifter om fakturan och skulden samt dess grunder, uppgifter om och
bedömningar av kredituppgifter och soliditet, uppgifter om domar och utmätningar samt uppgifter om tidigare
kontakt, kundbetjäningstillfällen, utförda fakturerings- och indrivningsåtgärder, och betalningar.

Känsliga personuppgifter behandlas inte, om inte behandlingen har kommits överens med dig eller om det inte
är oundvikligt för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Det kan vara till din fördel att meddela om
omständigheter som inverkar på din soliditet, såsom till exempel en sjukdom eller en skada. I sådana fall kan vi
till exempel enas om förlängd betalningstid, pauser i betalningsarrangemangen eller andra ändringar i
betalningsarrangemangen. Dessa uppgifter används endast med ditt uttryckliga samtycke, som dokumenteras.

2. LAGRING OCH SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Vi skyddar de personuppgifter vi behandlar från missbruk, försvinnande och övrig olaglig tillgång genom att
använda moderna och lämpliga organisatoriska och tekniska dataskyddsåtgärder. De tekniska
dataskyddsåtgärderna vi använder är till exempel kontroll av rätten till tillgång, användning av brandväggar,
samt användning av olika krypteringstekniker och skyddade datanät i vår dagliga verksamhet. De fysiska
enheterna och lokalerna vi använder är också säkra vad gäller behandlingen av personuppgifter. Vår serverhall
har videoövervakning 24 timmar i dygnet.
Inom organisationen har vi begränsat tillgången till personuppgifter genom att bevilja och övervaka
nyttjanderätt samt genom åtkomstkontroll. Dina personuppgifter behandlas endast av sådana arbetstagare till
vilkas arbetsuppgifter behandlingen hör och som har rätt till behandlingen på grund av sina arbetsuppgifter.
Hela vår personal har undertecknat sekretessavtal.

3. LAGRINGSTID FÖR PERSONUPPGIFTER

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt med tanke på uppgifternas
användningsändamål. Med nödvändighet avses här till exempel kundrelationens fortsättning. Lagringstiden kan
vara kortare eller längre på basen av lagstiftning. Till exempel ska uppgifter som anknyter till
indrivningsåtgärder, oberoende av uppgifternas användningsändamål, lagras i fem år efter att
indrivningsåtgärderna har avslutats.

4. ÖVERLÅTELSE OCH ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER

Vi kan överlämna personuppgifter till tjänsteleverantörer som vi använder, vilkas rätt att behandla uppgifterna
begränsas endast i den utsträckning som deras tjänster kräver. Sådana tjänsteleverantörer är till exempel de
postnings- och kommunikationstjänster samt advokattjänster som vi använder. Vi överlämnar personuppgifter
även till kreditupplysningsföretag (t.ex. Asiakastieto Oy och Bisnode Finland Oy) och myndigheter, då det finns
lagliga förutsättningar för det.
När du flyttar utomlands kan dina uppgifter överlämnas till en lokal aktör för att fortsätta indrivningen. Då
överlämnas endast nödvändiga personuppgifter till destinationslandet. I regel överlämnas inte personuppgifter
utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Personuppgifter kan överlämnas till en tredje part även i ett sådant fall att du har gett samtycke till överlåtelse.

5. AUTOMATISKT BESLUTSFATTANDE

Vi kan använda automatiskt beslutsfattande för att undvika onödiga utgifter och för att välja det bästa
indrivningssättet. Vid automatiskt beslutsfattande kan vi använda oss av poängsättning för att fatta beslut om
fortsatt behandling av ditt ärende.
Automationen som används vid indrivningen orsakar inte enligt vår uppfattning några följder för kunden, såsom
rättsliga verkningar. Beslutsfattandet inverkar inte på det avtal som du ingått tidigare eller dina skyldigheter och
rättigheter som det orsakar.

Du har rätt att kräva att en människa deltar i behandlingen av uppgifterna och att poängsättningen omprövas
ifall du anser att ditt ärende har behandlats på ett orättvist sätt.

6. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

EU:s dataskyddsförordning berättar om vilka rättigheter du har när ett företag eller en organisation behandlar
dina personuppgifter.
Du har rätt:

  • för att få information om behandlingen av dina personuppgifter
  • få tillgång till information
  • korrekt information
  • radera data och bli glömd
  • begränsar databehandlingen
  • överföra data från ett system till ett annat
  • invända mot databehandling
  • inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande.

Alla rättigheter kan inte användas i alla situationer. Situationen påverkas till exempel av på vilken grund dina
personuppgifter används.
Om du anser att dina uppgifter inte behandlas i enlighet med rättvisa eller lag kan du kontakta oss via e-post
(tietosuoja@zolva.com) eller per brev. Du kan också lämna in ett klagomål till dataskyddsombudet:
Dataskyddsombudets kontor
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi

7. ÄNDRINGAR I POLICYN

För att utveckla verksamheten, behandla personuppgifter eller på grund av ändringar i lagstiftningen förbehåller
vi rätten att göra ändringar i policyn, så att dataskyddet alltid är uppdaterad i enlighet med lagen.

This site is registered on wpml.org as a development site.