Kuinka helppoa on perintäpalvelun käyttöönotto? Viestintä ja ihmiset ratkaisevat
01 kesä 2023, 5:19 GMT
Hyvällä viestinnällä varmistetaan, että eri organisaatioiden ihmiset tietävät, mitä heiltä odotetaan.
Zolvan muistutus- ja perintäpalvelun käyttöönotto alkaa palvelusuunnitelmasta. Yleensä tekninen käyttöönotto on valmis 1–2 kuukaudessa.
Muistutus- ja perintäpalvelun käyttöönotto sujuu helposti, kun projektiin osallistuvat ihmiset ovat sitoutuneita ja sisäiseen viestintään panostetaan riittävästi. Tätä mieltä on Zolvan Delivery Manager Sanna Ahvenus. Hän on työskennellyt perintäalalla yli 20 vuotta, mutta keskittynyt viimeiset seitsemän vuotta palvelujen käyttöönottoon.
– Me olemme käyttöönotossa asiakkaan tukena alusta loppuun asti. Palvelun käyttöönotto on aina iso muutos ja hyvällä sisäisellä viestinnällä varmistamme, että molempien organisaatioiden ihmiset tietävät, mitä milloinkin tapahtuu ja mitä heiltä odotetaan. Silloin kaikki etenee suunnitellusti. Yleisin huolenaihe on IT, mutta sen kanssa on harvoin ongelmia, Ahvenus vahvistaa.
”Palvelun käyttöönotto on aina iso muutos ja hyvällä viestinnällä varmistamme, että molempien organisaatioiden ihmiset tietävät, mitä milloinkin tapahtuu ja mitä heiltä odotetaan.”
SANNA AHVENUS, DELIVERY MANAGER
Viestintä on yksi osa Zolvan käyttöönottosuunnitelmaa, joka käynnistää muistutus- ja perintäpalveluiden käyttöönottoprojektin. Aloituspalaverissa asiakkaan kanssa käydään läpi projektin eri vaiheet, tekniset ratkaisut, resursointi, riskien arviointi ja aikataulutus.
Huolellisen suunnittelun lopullisena tavoitteena on varmistaa asiakkaille laadukas ja heille sopivin palvelu.
– Tarjoamme kaikkea aina laskun välityksestä jälkiperintään, mutta yleisimmin asiakas hankkii muistutus- ja perintäpalvelun. Se sisältää saatavien sisäänluvun, sovittujen muistutus- ja perintäkirjeiden lähettämisen tehosteviesteineen, oikeudellisen perinnän ja aktiivisen jälkiperinnän, Ahvenus sanoo.
Hänen mukaansa käyttöönoton aikataulu on pitkälti kiinni asiakkaan järjestelmistä ja it-resursseista. Jos sisäiset tai ulkoiset resurssit ovat kunnossa, projektin läpimenoaika teknisen käyttöönoton osalta on yleensä 1–2 kuukautta. Etenemistä seurataan viikoittain.
– Käyttöönottoaika on yllättävän lyhyt. Me suosimme teknisiä rajapintoja, jotka vähentävät käsityötä. Teknisen ratkaisun rakentaminen vie yleensä asiakkailta eniten aikaa, mikäli heillä ei ole vielä käytössä esimerkiksi API-ratkaisuja.
Asiakaspalveluun ei saa tulla säröjä
Käyttöönoton onnistumisen kannalta tärkeimmät asiakkaiden avainhenkilöt ovat projektipäällikkö ja it:n tekninen asiantuntija. Projektipäällikön ei tarvitse osata tekniikkaa tai taloutta, mutta hänellä pitää olla johdon tuki ja aikaa projektin läpiviemiseksi.
– Projektin vetäjän on syytä olla sinnikäs ja hänellä täytyy olla rohkeutta kohdata ihmisiä haastavissakin tilanteissa, Ahvenus korostaa.
Muistutus- ja perintäpalvelu on aina iso muutos myös yrityksen omiin prosesseihin. Muutostilanteessa on tärkeää varmistaa se, miten loppuasiakkaat ottavat uudet toimintatavat vastaan. Ahvenus kertoo esimerkin, jossa loppuasiakas on ennen sopinut laskun maksujärjestelyistä yrityksen asiakaspalvelun kanssa. Käyttöönoton jälkeen pitää huolehtia, ettei asiakassuhde kärsi, vaikka puhelu jatkossa ohjautuu Zolvan asiakaspalveluun.
– Laadukas asiakaspalvelu on yksi meidän vahvuuksistamme. Olemme panostaneet siihen paljon.
Zolva lyhyesti
- Perustettu 2021
- Aikaisemmin tunnettu Pohjoismaissa nimellä Finans2
- Konsernin liikevaihtoennuste noin 50 MEUR
- 650 työntekijää
- Toimintaa Norjassa, Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa, Italiassa, Espanjassa sekä Portugalissa
UUTISKIRJE
syys 07
Ulkopuolisen rahoituksen tarve jakautuu kahtia
Lauri Kosloff muistuttaa, että rahan hinta linkittyy aina riskiin. Myös vakuuksien pitää olla kunnossa.
Lue
syys 07
Talousjohtajien vastaukset yllättivät: ”Ei niin huono kuin olisi voinut olettaa”
Kolme kymmenestä vastaajasta ennustaa hyvää tai jopa erinomaista loppuvuotta.
Lue
elo 25
Zolva lanseeraa ensimmäisenä Suomessa: Perinnän asiakastieto on nyt läpinäkyvää ja ajantasaista
Zolvan tavoite on muuttaa perintäala läpinäkyvämmäksi. Analysoidun tiedon tuottaminen asiakkaille on tärkeä askel kohti läpinäkyvää toimintatapaa.
Lue