Ubetalte fakturaer? Her er våre tips til hvordan du best kan følge opp kundene dine:

Som leverandør av tjenester og varer kan du komme i en situasjon hvor kundene dine ikke betaler eller nekter å betale regningene sine, og bedriften din sitter igjen med ubetalte fakturaer. Dette kan være frustrerende og svært tidkrevende for enhver, spesielt for mindre aktører som er avhengig av betaling for å holde kontantstrømmen i gang. 

Heldigvis er det flere små ting du som leverandør kan gjøre for å få oppgjør på utestående fakturaer uten negativ konsekvens på kunderelasjonen. I denne artikkelen vil vi gi noen gode tips for hvordan dere kan gjøre oppfølgingen av utestående fakturaer.

Kommuniser med kunden

Tidlig kommunikasjon med kunden er noe av det viktigste. Da kan man tidlig avdekke om betalingen uteblir fordi det er uenighet, feil med produkt/leveranse eller andre ting. 

Kontakt kunden via foretrukken kanal, det kan være e-post, telefon, eller på andre digitale kanaler. Lytt til kunden og forsøk, samtidig som dere forsøker å finne den beste løsningen for begge parter. Vær tydelig og bekreft en eventuell avtale skriftlig med en dato for betaling eller videre oppfølging. 

Om dere ikke har kapasitet til dette, er det flere inkassobyråer som kan utføre denne tjenesten med tidlig oppfølging eller rett og slett være deres kundeservice. 

Send en påminnelse

Hvis kunden ikke svarer, send en vennlig påminnelse. I denne påminnelsen er det viktig at detaljer rundt kravet fremkommer, hva fakturaen gjelder, forfallsdato, utestående beløp, renter o.l.

Det er viktig at dere ikke stopper opp eller utsetter påminnelsesflyten selv om dere gjøravtaler med kunden underveis. Dette for å unngå ytterligere forsinkelser dersom ny avtale/betalingsfrist ikke overholdes. Så la den ordinære purreflyten gå som normalt, og informer hele tiden kunden om konsekvens dersom betalingen uteblir.

Vurder rettslig pågang

Hvis betaling uteblir tross flere avtaler og purringer til kunden, kan det være lurt å ta en vurdering om videre rettslig pågang. Rådfør deg med en advokat eller ett inkassobyrå for å tips og råd i enkelt saker. 

Ett inkassobyrå kan bistå med inndrivelse av ubetalt gjeld og ikke minst oppfølging mot kunden. De fleste inkassobyråer tilbyr også juridisk bistand og kan bistå med vurdering i enkelttilfeller. 

Lær av tidligere erfaring

Til slutt, bruk situasjonen som en læringsprosess. Gjør eventuelle endringer for å forhindre tilsvarende situasjoner i fremtiden. Se gjennom fakturering- og purreprosessene og gjør eventuelt nødvendig endringer. Vurder en kreditt policy om dere ikke allerede har dette, for å redusere fremtidig risiko. 

Avslutningsvis kan det være en utfordrende situasjon for enhver bedrift å håndtere kunder som ikke betaler. Men ved å være proaktive, og søke hjelp og inngå samarbeid med en inkassoleverandør kan man finne gode smidig løsninger. Husk gode påminnelses rutiner, og ikke minst god konstruktiv kommunikasjon. Vurder kontinuerlig endringer.